
Создание и внедрение системы управления запасами компании Розовый фламинго
Разработать и внедрить систему управления запасами (далее Система), которая позволит Заказчику:
- Своевременно выявлять отклонения по товарным запасам как в сторону отсутствия необходимых запасов, так и в сторону затоваривания складских запасов с учетом «сильных» и «слабых» сигналов;
- Информировать менеджеров компании о возникающих в Системе отклонениях;
- Предлагать квалифицированные методы принятия управленческих решений о корректировке параметров Системы.
- Сократить в 2-3 раза потери от ситуаций, когда компании приходилось отказывать покупателям в товаре из-за его отсутствия на складах.
- Повысить оборачиваемость капитала, вложенного в товарные запасы.
- Повысить вклад аналитиков товарных запасов в рентабельность собственного капитала компании.
- В автономном режиме устранять обычные случайные вариации контролируемых параметров, влияющих на объём запасов: сроков пополнения запаса, отклонений спроса, непреднамеренных ошибок в номенклатуре и объёмах поставки со стороны поставщиков и отгрузки со стороны персонала компании.
- Диагностика, построение задачи.
- Разработка решения.
- Моделирование и разработка системы.
- Внедрение.
Начало: Апрель 2017
Завершение: Июль 2017
Участники проекта с нашей стороны:
- консультант – диагностика системы, методическая постановка решения задачи, разработка модели и сопровождение,
- технический постановщик – постановка задачи на программирование и её согласование с клиентом, контроль исполнения,
- программист 1С – разработка программного решения, интегрированного в систему управленческого учёта и операционного управления клиента
- руководитель проекта в лице коммерческого директора – согласование целей проекта, организация работ внутри компании, контроль работ в рамках проекта, приёмка результата работы
- сотрудники отдела внешних закупок и внешней логистики – информация о параметрах системы внешних закупок, согласование постановки задачи, тестирование системы, опытная эксплуатация,
- сотрудники отдела внутренних закупок и внутренней логистики - информация о параметрах внутренних закупок, согласование постановки задачи, тестирование системы, опытная эксплуатация,
- маркетолог – информация о способах закупки разными группами клиентов, информация об особенностях работы с запасами разных категорий и групп продукции и торговых марок, классификация продукции по категориям A,B,C и X,Y,Z – анализа,
Компания - поставщик мелких потребительских товаров в нескольких смежных секторах: хозяйственные принадлежности, товары для творчества, канцелярские и школьные принадлежности, детская игрушка. Компания управляет портфелем из 100 торговых марок, две из которых – собственные, и ассортиментом из более чем 10 000 единиц продукции. Продукция закупается примерно у 150 поставщиков, более половины которых – иностранные из Европы и из Дальневосточной Азии. Импортируемые грузы консолидируются по контейнерам в пяти специальных пунктах по регионам расположения складов поставщиков.
Для бизнеса, связанного с розничной торговлей и оптовой дистрибуцией, одним из важнейших источников повышения операционной эффективности является управление запасами. В производственном бизнесе степень влияния запасов на конечный результат тоже высока. От себестоимости товаров, материалов и покупных полуфабрикатов напрямую зависит себестоимость продукции и рентабельность продаж. От среднего уровня запасов зависит требуемая предприятию величина оборотного капитала. Корректно сформированная номенклатура запасов позволяет сократить отказы и ожидание клиентами исполнения заказов. Тем самым повышается уровень валовой прибыли. Всё перечисленное способно качественно повысить рентабельность собственного капитала и доходность бизнеса для владельцев.
Компания придерживается стратегии партнёрства. Стратегия выстроена на основе предложения дистрибьюторам условий, позволяющих повысить эффективность их бизнеса при минимизации собственных усилий и вложений ресурсов.
Каналы продвижения – двухуровневые. Первый уровень – оптовая региональная дистрибуция. Второй – розничная дистрибуция в регионах. Отдельный канал продвижения - федеральные розничные торговые сети.
Востребованная потребителями продукция, продвигаемая на рынок под признанными торговыми марками – часть стратегии партнёрства на одном уровне с другими элементами: специальным торговым оборудованием, системой учёта, маркетинговой поддержкой, системой контроля товарных остатков и управления запасами.
Стабильность поставок и наполнение продукцией каналов продвижения – наиболее важный фактор лояльности клиентов в рамках указанной стратегии. Однако существовавшая в компании система управления запасами не позволяла обеспечить надёжный и своевременный заказ продукции в нужной номенклатуре и с учётом периода пополнения. В результате продукция, пользующаяся наибольшим спросом, регулярно оказывалась в дефиците. В то же время возникали избыточные запасы низколиквидной продукции.
В результате компания несла следующие виды потерь.
- Прямые потери выручки и недополученная прибыль из-за отказа клиентам в поставках по причине недостатка свободных остатков ходовой продукции.
- Потеря части важных клиентов по причине срыва поставок.
- Снижение дохода на собственный капитал за счёт опережающего роста избыточных остатков менее ходовой продукции по сравнению с ростом товарооборота.
Рынки компании высококонкурентны и создают жёсткие ограничения на рост издержек. По этой причине менеджмент принял решение о нецелесообразности расширения штата сотрудников службы закупок и соответствующего увеличения затрат без гарантии позитивных изменений.
Для получения гарантированного результата менеджмент компании обратился к нашим услугам.
Продолжительность периода пополнения запасов товарных позиций, поставляемых из Юго-Восточной Азии – до 70% ассортимента, составляет до шести месяцев и в несколько рад превосходит среднюю продолжительность периода продаж одной партии поставки.
Часть продукции компании имеет ярко выраженную сезонность спроса. За счёт такой продукции компания получает до 40% прибыли. Остатки сезонной продукции, не проданные до завершения сезона, не распродаются в течение года из-за отсутствия спроса.
По этим причинам стандартные системы управления запасами, основанные на расчёте среднего расхода за день, стабильной точки заказа, минимального и максимального уровня запаса, заказа на основе заявленной клиентами потребности, постоянного размера партии поставки, постоянной периодичности поставки, не были применимы.
Дополнительным фактором, усложнявшим требования к системе, является работа с несколькими наиболее крупными клиентами по предварительным заказам. Что требовало отработки системы резервирования и использования в управлении запасами данных не о полных, а о свободных остатках продукции на складах и в пути.
Элементы системного решения на максимальном уровне зрелости
Любое устойчивое решение возможно только на системном уровне с высокой степенью зрелости. Поэтому мы разработали следующие элементы системного решения для клиента.
- Модель управления запасами, учитывающая сезонные распределения продаж, присутствие в продажах тенденции роста или падения от года к году, вариацию значений параметров модели.
- Организационное решение в форме регламентов и автоматизация с использованием лучших программных продуктов.
- Показатели эффективности управления запасами как части системы взаимосвязанных показателей компании.
- Мотивация персонала, привязывающая вознаграждение к достигнутому целевому результату.
- Система непрерывного повышения качества системы управления запасами.
Разработана модель управления запасами, состоящая из следующих элементов.
- Модель сезонности спроса
- План продаж
- Уровень страхового запаса, компенсирующего отклонения и гарантирующего обеспечение запасами между приходом партий.
- Точка заказа
- Контроль отклонений.
Продажи планируются на горизонт, равный продолжительности максимального операционного цикла от момента размещения заказа у поставщика до момента оплаты клиентом проданного товара. Горизонт планирования составил полтора года. План продаж на год утверждается не позднее, чем за полгода до начала планового периода.
В качестве периода планирования и контроля продаж и состояния запасов выбрана одна календарная неделя.
При планировании продаж учитываются:
- долгосрочная тенденция роста или падения от года к году,
- влияние ожидаемых событий на изменение тенденции,
- сезонность спроса,
- характеристики жизненного цикла продукции и торговых марок,
- текущее состояние остатков – в пределах периода пополнения запаса, внутри которого увеличить объём поставок невозможно.
Закупки обеспечивают формирование двух основных видов запасов:
- Оперативного, предназначенного для поддержания запланированных продаж.
- Страхового – для компенсации случайных отклонений спроса клиентов, сроков и номенклатуры поставок от поставщиков.
В указанной модели случайные вариации значений показателей системы управления запасами компенсируются использованием страхового запаса в период продаж между приходом двух партий продукции.
Введены значения норматива страхового запаса, зависящие от категории продукции, присвоенной в результате A, B, C и X, Y, Z – анализа.
При формировании нормативов страхового запаса и алгоритма расчёта оперативного запаса также учтена степень лояльности клиентов поставщику и склонность дожидаться следующей поставки продукции, а не уходить к конкурентам в случае дефицита свободного остатка продукции.
В качестве точки заказа выбирается неделя, в которую размер запаса, ожидаемого по истечении периода пополнения, окажется меньше размера страховых и оперативных запасов, плюс один контейнер для всех консолидируемых грузов. Поскольку на практике последний из заказываемых контейнеров не бывает заполнен н 100%, при планировании заказа менеджер закупок принимает решение: дополнить не полностью занятый контейнер, перенести поставку на неделю или заказать неполный контейнер. Решение принимается и контролируется руководителем отдела закупок на основании расчёта эффективности двух вариантов поставки.
Контроль отклонений сравнивает сроки заказа и поступления товара с нормативными значениями, а также фактические и плановые значения показателей размеров оборачиваемости запасов, поступлений и расхода.
Системные отклонения значений параметров компенсируется принятием решения об изменении параметров модели:
- Планов продаж.
- Нормативов страхового запаса.
- Периода пополнения запаса.
Внесены следующие изменения в регламент работы с данными.
- Создан механизм работы с документами, исключающий внесение в документы изменений задним числом, помимо случаев технической ошибки. Данное изменение необходимо для объективной фиксации сроков событий и вычисления влияния сроков событий на конечный результат компании.
- Создан механизм резервирования товара, исключающий возможность повторного заказа в случае отсутствия необходимой продукции в свободном остатке на момент первого заказа. Данное решение необходимо для корректного учёта отказов клиентам из-за дефицита продукции.
Регламент и автоматизация управления запасами в решении, внедрённом у клиента, предусматривают выполнение следующих операций.
- Ежедневный мониторинг состояния запасов и информирование менеджеров о достижении товарными позициями точки заказа.
- Автоматизированный расчёт рекомендуемого заказа исходя из планов продаж, текущих свободных остатков и свободных остатков товара в пути.
- Возможность ручной корректировки заказа менеджером.
- Контроль ключевых событий с возможностью ручной корректировки данных:
- Размещение заказа,
- Согласование заказа,
- Отгрузку заказа поставщиком,
- Контроль поступления и корректности инвойсов,
- Прибытие заказа в пункт консолидации,
- Отгрузка контейнера из пункта консолидации,
- Поступление инвойсов на услуги доставки
- Таможенная очистка,
- Поступление на склад,
- Расчёт себестоимости пришедшей партии
- Расчёт себестоимости текущего остатка на складе с учётом цены новой партии прихода,
- Контроль и пересчёт цен продажи
Разделены функции аналитиков товарных запасов и менеджеров закупок. Первые отвечают за показатели запасов. Вторые – за логистическое сопровождение поставок: размещение заказов у поставщиков, поставки до момента приёмки на склад. Данное решение позволило сфокусировать каждую категорию персонала на решении однородных задач. Ранее сочетание у исполнителей аналитического и логистического функционала создавало проблемы в работе, поскольку разнородные задачи требовали от сотрудников разных компетенций и способностей. Сотрудникам удавалось совмещать указанные задачи с трудом и потерей эффективности.
В качестве ключевых показателей эффективности выбраны следующие.
- Стоимость продаж, потерянных по причине недостаточных свободных остатков товара
- Средняя стоимость остатков в контрольный период.
- Оборачиваемость товарных остатков
- Товарооборот по приходу – соответствие плану
Система материальной мотивации аналитиков товарных запасов выстроена следующим образом.
- 30% зарплаты – постоянная окладная часть.
- 35 % зарплаты – переменная часть, зависящая от показателей эффективности.
- 35% зарплаты – переменная часть, зависящая от корректности выполнения регламентных работ.
Для мягкого вхождения аналитиков товарных запасов в новую систему мотивации в течение первых трёх месяцев они продолжали получать прежний оклад. Одновременно для них рассчитывалась зарплата по новой системе. Цель такого подхода состояла в том, чтобы показать аналитикам возможность самостоятельного повышения ими собственной зарплаты за счёт роста эффективности работы и действенности предложенного инструментария управления запасами.
Непрерывное совершенствование системы построено на измеряемости всех параметров и контроле отклонений от плана и от прошлых периодов, осуществляемого в реальном масштабе времени.
Разработана система классификации отклонений по двум категориям.
- Случайные отклонения в пределах установленных значений допустимой вариации значений измеряемых показателей.
- Систематические отклонения, требующие принятия управленческих решений об изменении параметров системы или изменении функционала системы.
Создана библиотека выявленных отклонений и случаев контроля исполнения решений об изменении параметров системы или функционала системы.
Внедрён алгоритм действий для локализации, выявления и классификации причин отклонений.
Внедрена процедура контроля исполнения решений об изменении параметров и / или функционала системы.
Ведётся непрерывный контроль эффективности работы системы управления запасами по выбранным КПЭ и контроль их влияния на финансовые результаты компании.
Система была автоматизирована с использованием разработанной модели управления запасами.
Результат внедрения Системы
- К концу первого года после начала внедрения системы получены следующие результаты.
- Количество отказов клиентам из-за дефицита свободных остатков на складе сокращено в 2,5 раза.
- Сумма потерянных продаж снизилась в 3 раза.
- Стоимость запасов неликвидной продукции за первый год сокращена на 30%.
- Оборачиваемость запасов в целом повышена на 20%.
- Складские площади, используемые непосредственно для хранения продукции, сокращены на 15%. Что позволило повысить качество работ по оприходованию и размещению товара, сборке и отгрузке заказов. В результате количество ошибок при работе с товаром на складах сократилось в три раза. По данным отдела маркетинга компании повысилась лояльность клиентов. Фактов потери важных клиентов не зафиксировано.
- Объём валовой прибыли компании повысился 30%.
- Рентабельность собственного капитала, определяющая уровень доходности бизнеса для владельцев, повысилась почти в 1,5 раза.
- Точка окупаемости проекта достигнута клиентом на шестом месяце после начала внедрения.