ГРУППА ЭПМ во главе управляющей компании АО «ЭПМ-МЕНЕДЖМЕНТ» – крупнейший в России и мире производитель и экспортер углеграфитовой продукции для металлургической, химической и машиностроительной промышленности. Компания входит в число 5 крупнейших мировых производителей углеграфитовой продукции. В настоящее время Группа ЭПМ поставляет свою продукцию в 60 стран мира. В группу входят 5 промышленных предприятий: Новочеркасский электродный завод, Челябинский электродный завод, Новосибирский электродный завод, а также, производитель специальных материалов гражданского и военного назначения Донкарб Графит (площадки в Новочеркасске и Челябинске), и 2 сервисные компании.

Задача

Внедрение системы консолидированного бюджетного управления в группе компаний.

Проблемы ГК перед началом проекта:

1. Контур автоматизации: 4 производственных предприятия и управляющая компания.

2. У каждого предприятия Группы была своя методика бюджетирования. 

3. Набор форм в каждой компании колеблется в интервале от 100 до 230 форм.

4. Суммарный объем планов Группы составлял около 500 различных форм.

5. Объединяющим фактором являлись формализованные шаблоны управляющей компании - 35 форм.

6. Бюджетирование велось в файлах Excel.

7. Хранилась только последняя версия плана.

8. Приходилось дублировать часть информации из формы в форму. От этого возникало немало ошибок, затрачивалось много времени на сверку данных на различных уровнях.

9. На предприятиях различались наименования номенклатуры, статей и прочих справочных данных, плюс отличались наименования справочников учетной системы в УПП.

Основные цели и задачи проекта:

1. унифицировать методику формирования планов для всех компаний Группы; 

2. унифицировать плановые формы для всех компаний Группы;

3. унифицировать справочники для плана и факта для всех компаний Группы;

4. оптимизировать процесс консолидации плановых данных Группы;

5. создать единую базу данных для хранения всех планов Группы;

6. разработать систему настройки прав доступа к плановым данным;

7. автоматизировать процесс формирования планов в компаниях Группы;

8. автоматизировать процесс согласования планов в компаниях Группы;

9. автоматизировать процесс консолидации плановых данных Группы.

10. разработать и автоматизировать систему сравнения плановых показателей с фактическими данными.

Основные фазы и этапы работы:

   Первая стадия: Разработка решения для бюджетирования и производственного планирования, пилотный проект внедрения решения на одном из заводов Группы, тиражирование рабочего решения на другие заводы Группы; консолидация плановых данных Группы.

    Вторая стадия: Разработка решения план-фактного анализа, пилотный проект внедрения решения на одном из заводов Группы, тиражирование рабочего решения на другие заводы Группы; консолидация управленческих фактических данных Группы.

Особенности реализации решения

На первой стадии была проведена совместная работа по созданию единой системы бюджетирования, в результате которой были установлены:

• Структура бюджета (заводов и консолидации);

• Состав и внешний вид форм бюджета;

• Связи между формами бюджетов;

• Порядок формирования и согласования бюджетов;

Специалисты Разработчика продумали процесс внедрения данного решения, подготовили детальный план работ на проекте. Благодаря высокой организации работ, Разработчик завершил первую стадию практически в установленный срок: опоздание составило менее месяца при продолжительности этапа 24 месяцев, что составляло менее 5 (пяти) процентов от продолжительности проекта.

Качество решения оказалось выше первоначальных ожиданий заказчика. Пилотный проект показал, что данный продукт можно тиражировать на всю Группу компаний.

Результаты

По результатам работы одного завода мы получили следующий эффект от работы данной системы:

• Сократилось количество плановых форм до 124 с более чем 500;

• Сократилось время ввода плановых данных, в том числе за счет автоматизации многих процессов ввода операционных, финансовых и инвестиционных планов;

• Появилась возможность ввода нескольких сценариев планирования, что существенно повысило качество управления;

• Появились расшифровки в сводных бюджетах, что повысило прозрачность данных для руководства;

• Все плановые формы хранятся в одной базе, что делает их более доступными для согласования и контроля.

• Появились другие возможности работы с бюджетом, о которых ранее приходилось только мечтать.

• На каждом из трех заводов было автоматизировано более 30 рабочих мест;